Kein Dokumenten-Wahnsinn dank
Science-Fiction-Technologie

Sie verbringen viel Zeit am Tag mit der Suche nach dem richtigen Dokument, Verschicken von Papieren an den Kollegen und vorbereiten oder sortieren für den Homeoffice Tag. All das kostet Zeit, Geld, Motivation und Nerven, die Sie anderweitig verwenden können. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, auf die niemand Lust hat. Die Möglichkeiten dieses Systems sind auf den ersten Blick nicht alle zu erfassen, daher schauen wir genauer hin.

Für Sie - vor Ort.

Vertreten sind wir im Raum Rheine (100 km Umkreis), Neuenkirchen, Münster, Osnabrück, Lingen und Nordhorn. Falls Sie weiter außerhalb liegen melden Sie sich gerne bei uns und wir finden eine Lösung für Ihr Problem.

Ihre Vorteile?

Zeit für die wirklich Wichtiges im (Arbeits-)Leben.

Am Anfang besitzen Sie Zeit und Geduld jedes Dokument sorgfältig einzusortieren. Aber verstehen Sie die Strukturen Ihres Kollegen? Legen Sie auf die schnelle eine E-Mail nur kurz ab, denn Sie behalten im Kopf, wo sich jedes Dokument versteckt. Nicht? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen auch. Wie viel Zeit verbringen Sie am Tag, um nach Dateien zu suchen? Richtig, zu viel. Mit der Software reduziert sich die Suchzeit auf ein Minimum und Sie sparen sich Ihre wertvolle Energie für andere Aufgaben.

Zugriff von jedem Ort der Welt .

Egal ob Sie unterwegs sind, im Büro oder von Zuhause aus arbeiten. Sie haben überall und jederzeit Zugriff auf die Dokumente und müssen Außer-Haus Tage nicht kompliziert vorplanen. Machen Sie jeden Ort dieser Welt zu Ihrem Büro und das ohne Planung und Stress. Die Software erleichtert es Ihnen, Homeoffice für Ihre Mitarbeiter einzuführen oder von mehreren Standorten aus zu arbeiten, ohne Informationsverluste zu erleiden.

Ein sicherer Ort für Ihre Informationen.

E-Mails liegen auf dem E-Mail Server, die Rechnungen befinden sich im Rechnungsordner, die Belege in einem Fileserver – ein Kunde, aber viele Ordner. Mit unserem System haben Sie alle Dokumente an einem Ort, übersichtlich und strukturiert. Sie sparen vor allem wertvolle Zeit, wenn Sie für den Kollegen einspringen müssen.

Individuell einstellbar.

Wir schneidern persönlich das Programm auf Ihre Bedürfnisse zu, sodass jeder Mitarbeiter auf die für ihn freigegebenen Daten zugreifen kann. Dabei beachten wir individuelle Wünsche und arbeiten eng mit Ihnen zusammen.

Digitales archivieren.

Erkennen Sie Ihren Kollegen hinter den Papierbergen noch? Falls nicht wird es Zeit all Ihre Dokumente zu digitalisieren und auf einer zentralen Plattform zu speichern. Sie erhalten zu jedem Zeitpunkt übersichtlich alle nötigen Informationen und müssen sich nicht durch ein Meer aus Papieren wühlen.

Wie läuft das mit uns?

Ein gut strukturiertes Dokumenten-Management spart, abgesehen von Papier, vor allem Arbeitszeit und Nerven. Mit unserer Hilfe können Sie Ihre Dokumente so organisieren, dass sie bei Bedarf stets das richtige Dokument zur Hand haben und das in der jeweils aktuellen Version.

Unter Dokumentenmanagement versteht man die datenbankgestützte Verwaltung und Organisation einer großen Anzahl an elektronischen Dokumenten.

Mithilfe des Dokumentenmanagements können mehrere Anwender zur gleichen Zeit auf einen zentralen Datenstamm zugreifen, wobei diese Anwender unterschiedlichste Anforderungen haben können. Ein fortschrittliches und effektives Dokumentenmanagement-System (DMS) ist heutzutage immens wichtig, wobei die Vorteile umso deutlicher sichtbar werden, je intensiver die entsprechende Software genutzt wird.

Dokumentenmanagement bietet vor allem wichtige Funktionen für die Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Diese Funktionen beinhalten:

  • Ordnungsstrukturen sichtbar machen
  • den Zugriff auf Dokumente in einem Netzwerk regeln
  • aktuelle Versionierung elektronischer Dokumente sicherstellen, d.h. durch die Verwaltung der Versionen haben Sie immer die aktuelle Version zur Hand
  • Metadaten verwalten

Nur eine klug durchdachte und intelligent strukturierte Dokumentenmanagement-Lösung stellt effizientes Arbeiten sicher. Heutzutage brauchen Sie mehr als eine normale Software zum Ablegen von Daten und Dokumenten. Denn mit der passenden Lösung zum Dokumentenmanagement können Sie beispielsweise verschiedenes Material und Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen zu einer vorteilhaften elektronischen Akte zusammenführen.

Die zuverlässige Steuerung erlaubt den Zugriff mit Hilfe der Vergabe von Berechtigungen oder Statusmerkmalen und die Auswertung von Attributen. Diese Funktionen ermöglichen anpassungsfähige und individuelle Sichtweisen auf einen identischen Datenstamm. Zusammenfassend können wichtige Dokumente schneller gefunden werden und dabei von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen werden. Außerdem bleiben sie dank der Verwaltung der unterschiedlichen Versionen in ihrer Entwicklung immer nachvollziehbar.

Wir sind ein unabhängiger Dienstleister für Dokumentenmanagement und erstellen für Sie ein individuelles und passendes Konzept zur Verwaltung Ihrer Dokumente.

  • Ist-Analyse der jetzigen Dokumenteninfrastruktur
  • Erarbeitung eines individuelles Konzeptes zur Verbesserung des Workflows
  • Exakter und detaillierter zeitlicher Ablaufplan zur Installation und Inbetriebnahme